2023-12-27 发布 2024-03-28 实施
山 西 省
商标注册申请代理服务规范
DB14/T 2951—2023
1 范 围
本文件规定了商标注册申请代理服务相关的规范性引用文件、术语和定义、基本要求、代理机构、服务人员、服务内容与质量、执业纪律、管理、评价与改进方面的内容。
本文件适用于山西省商标代理机构提供的商标注册申请代理服务。
2 规范性引用文件
下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
- GB/T 21374 知识产权文献与信息 基本词汇
3 术语和定义
GB/T 21374 界定的以及下列术语和定义适用于本文件。
3.1 商标注册申请代理 tagent for trademark registration
商标代理机构接受委托人的委托，以委托人的名义办理商标注册申请。
3.2 商标代理机构 trademark agency
经市场主体登记机关依法登记从事商标代理业务的服务机构和从事商标代理业务的律师事务所。
3.3 商标代理从业人员 trademark agency practitioners
在商标代理机构中从事商标代理业务的工作人员。
3.4 委托人 client
委托商标代理机构办理商标代理业务的自然人、法人或其他组织。
4 基本要求
4.1 商标代理机构应运用法律服务专长，提供商标注册申请代理服务，促进商标的创造、运用、保护和管理，充分实现注册商标的价值。
4.2 商标代理机构应遵守法律法规，恪守职业道德和执业纪律，履行告知义务，保守委托人秘密，在委托权限内尽职尽责，勤勉敬业，维护委托人的合法权益。
4.3 商标代理机构应加强内部管理，规范代理服务，提升服务质量，实现持续发展。
5 代理机构
5.1 依法设立登记，并向国家知识产权局备案。
5.2 设置业务接待、服务质量监督管理等部门，配置商标代理从业人员。
5.3 合法有序运行，制定保密管理、档案管理、人员管理等制度。
6 服务人员
6.1 任职条件
6.1.1 负责人应具有商标代理专业水平及全面的沟通与协调能力；工作人员具有对应岗位的专业素养和能力。
6.1.2 依法签订劳动合同、保密协议等。
6.1.3 进行岗前培训，合格后上岗。
6.2 培训与考核
6.2.1 定期组织培训及业务研讨活动，并对培训与研讨活动进行记录。
6.2.2 建立考核机制，制定考核制度，明确考核方法，制定奖惩措施，确保严格执行，记录考核过程与结果。
7 服务内容与质量
7.1 事务咨询
7.1.1 提供商标注册申请的法律知识、国家及本省政策等咨询。
7.1.2 提供商标的基础知识、申请流程、周期、收费标准、代理协议等咨询。
7.1.3 提供恶意商标注册申请的风险咨询。
7.2 签订协议
签订书面商标代理协议，明确服务内容、服务时限、费用支付、交付结果等。
7.3 文件制作与提交
7.3.1 作业流程
a）与委托人就商标图样进行充分的沟通与讨论；
b）对委托人商标图样进行必要检索并告知；
c）商标注册申请文件申请前由委托人确认；
d）向商标局提交商标注册申请或者其他文件；
e）向委托人报告委托案件的进展情况；
f）向商标局缴纳商标注册申请费用；
g）接收、记录商标局发出的文件并向委托人转达；
h）对补正或者处理时限的工作进行时限设置、时限提醒和完成后时限撤销。
7.3.2 提交商标注册申请文件前与委托人进行充分的沟通与讨论：
a）商标代理从业人员充分理解商标图样的含义、要素的内容，把握商标显著性；
b）商标代理从业人员对商标要素做必要的检索并告知委托人。
7.3.3 商标图样的内容严格忠实于设计方案，在未与委托人充分讨论并经委托人许可时, 避免对商标图样进行实质性删除和修改。
7.3.4 商标注册申请文件，应满足如下要求:
a）准确性：指定申请商品/服务类别应与代理协议中相应的约定保持一致；
b）合规性：充分理解商标法及其实施条例的有关规定，适用法条正确；
c）规范性：提交的文件格式和内容应符合商标法及其实施条例的有关规定；
d）完整性：案件所需文件和委托人主体资格证明材料应完整一致，且不缺漏。
7.3.5 应考虑申请成本、维权成本、赔偿计算、运营收益等因素，对商标申请类别进行合理布局。
7.4 补正答复
在规定的期限内，按照通知书指出的缺陷问题进行补正。
7.5 异议申请
7.5.1 按以下服务流程开展商标异议:
a）根据规定的格式，准备好商标异议申请书、异议理由、事实和法律依据，并附相关证据材料；
b）向商标注册部门邮寄或递交材料，注意接收商标异议受理通知书；
c）根据情况决定是否提交补充证据或者补充意见；
d）接收异议审查决定书，对决定不服的，征询委托人是否提起行政诉讼。
7.5.2 撰写异议申请书
a）结合商标审查审理指南对初审公告的商标存在的问题进行针对性撰写，做到有理有据；
b）违反《商标法》的禁用条款或商标不具显著性的证据材料；
c）在先权利人或利害关系人的相关证据材料。
7.6 异议答辩
7.6.1 对商标异议申请书及其引用证据要具体分析，认真答复:
a）抓住商标图样的实质不同点进行分析；
b）针对异议申请书指出的问题进行全面答复，做到有理有据。
7.6.2 对答复或者处理时限的工作进行时限设置、时限提醒和完成后时限撤销。
7.7 请求商标复审
7.7.1 按以下服务流程开展商标复审:
a）根据规定的格式，准备好复审申请书、意见陈述书以及证据材料等；
b）向商标复审部门邮寄或递交材料，注意接收受理通知书；
c）根据情况决定是否提交补充证据或者补充意见；
d）接收审查决定书；对审查决定书不服的，征询委托人是否提起行政诉讼。
7.7.2 撰写复审申请书
7.7.2.1 认真阅读驳回通知书:
a）阅读重点放在驳回通知书中所指出的实质性缺陷，尤其是引证商标的评价；
b）将驳回通知书中提出的所有问题进行归纳整理；
c）答复文件应由委托人书面确认。
7.7.2.2 对驳回通知书及其引用商标要具体分析，认真对比:
a）结合商标审查审理指南进行针对性答复，做到有理有据；
b）抓住商标图样的实质不同点进行分析。
7.7.3 对复审申请或者处理时限的工作进行时限设置、时限提醒和完成后时限撤销。
7.8 商标维护
7.8.1 开展核准注册商标的续展缴费、状态监控等商标维持管理。
7.8.2 有条件的开展商标许可、转让等动态管理。
8 执业纪律
8.1 商标代理机构及其商标代理从业人员应严格保守委托人的商业秘密，严禁泄露、剽窃、利用委托人的商业秘密，严禁擅自把未经公开的代理事项泄露给其他组织或个人，损害委托人的合法权益。
8.2 商标代理机构不得与第三方串通，损害委托人的合法权益。
8.3 商标代理机构在代理业务时不得隐瞒事实，弄虚作假，伪造、变造或者使用伪造、变造的法律文件、印章、签名，不得以夸大、虚假宣传等方式误导委托人或以欺诈手段骗取委托人钱财。
8.4 商标代理机构之间应相互尊重，公平竞争，不得以下列行为之一诋毁其他商标代理机构或以其他不正当手段扰乱商标代理市场秩序：
a）故意诋毁、诽谤或贬损其他商标代理机构及其商标代理从业人员的信誉和声誉；
b）与其他商标代理机构串通抬高或者压低收费；
c）无正当理由，以低于同地区同行业成本价为条件争揽业务；
d）为争业务，不正当获取其他商标代理机构收费报价或者其他提供商标代理服务的条件；
e）以谎称有他人抢注商标等方式进行欺诈招揽业务；
f）以虚假宣传、引人误解或者商业贿赂等方式招揽业务；
g）在同一商标案件中接受有利益冲突的双方当事人委托；
h）故意在委托人与其代理的商标代理机构之间制造纠纷,包括利用时间差抢先通知委托人有关商标申请进展；
i）向委托人明示或暗示商标代理从业人员或商标代理机构与司法机关、政府机关、社会团体及其工作人员具有特殊关系，争揽业务；
j）就商标业务服务结果作出虚假承诺；
k）明示或暗示可以帮助当事人达到不正当目的，或以不正当的方式、手段达到当事人目的；
l）其他损害同行利益的行为。
9 管 理
9.1 信息管理
9.1.1 机构应建立信息管理系统，并对业务数据进行保护和备份。
9.1.2 机构应取得商标行政主管部门核发的“商标数字证书”，并能开展商标注册网上申请业务。
9.1.3 机构应使用专业的商标查询软件，可建立商标代理事务管理系统。
9.2 档案管理
9.2.1 机构应建立完善的档案管理制度，对委托办理的各类事宜建立档案并编号，将代理协议、代理委托书、往来函件等各类文件进行存档登记。
9.2.2 机构应根据代理事务的进展及时保存并更新业务档案，保证信息的及时性、完整性与连贯性。
10 评价与改进
10.1 定期开展自我评价、满意度调查和第三方评价。
10.2 总结分析服务评价，持续改进商标注册申请代理服务质量。
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