海外采购管理制度
（文 案）
本制度适合一般公司的海外采购业务管理。其目的是为了规范境外采购工作流程及要求，使海外采购工作顺畅，提高采购工作效率，达到降低采购成本、提高采购业务质量与经济效益的目的。
本制度主要详细阐述了海外采购业务流程与具体的规范要求。
1、总 则
1.1 目 的
为了规范境外采购工作流程及要求，使海外采购工作顺畅，提高采购工作效率，降低采购成本、提高采购业务质量与经济效益，特制定本制度。
1.2 适用范围
适用于一般公司的海外采购业务。
2、海外采购业务流程与规范要求
2.1 询价、比价、议价
2.1.1 外购部门根据“请购单（外购）”的需求日及急缓件加以整理，并依据供应商资料，并参考市场行情及过去询价记录，以电话或传真方式进行询价作业，但因特殊情况（独家制造或代理等原因）应于“请购单（外购）”注明外，原则上应向三家以上供应商询价、比价或经分析后议价。
2.1.2 请购的物料规范较复杂时，外购部门应附上各供应商所报物料的重要规范并签注意见后，会请购部门确认。
2.2 呈报及核决
2.2.1 比价、议价完成后，外购部门应填制“请购单（外购）”，拟订“供应商商”、“预定装船日期”等，连同供应商报价资料，送请购部门依采购核决权限核决。
2.2.2 核决权限：采购金额以CIF美元总价折合在 元（含）以下者由采购经理或者主管副总经理核决；采购金额以CIF美元总价折合超过 元以上者由总经理核决。
2.2.3 采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。
2.3 订购与合同
2.3.1 “请购单（外购）”经核决送回外购部门后，即向供应商订购并办理各项手续。
2.3.2 需与供应商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核决权限呈核后办理。
2.4 进度控制及异常处理
2.4.1 外购部门应以“请购单（外购）”及“采购合同履行控制表”控制外购实施进度。
2.4.2 外购部门于每一项采购进度延迟时，应主动开立“进度异常及对策单”记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门。
2.4.3 外购部门于外购项目中“装船日期”有延误时，应主动与供应商联系催交，并开立“进度异常对策单”记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。
2.5 进口签证前[1]的专案申请
2.5.1 专案进口机器设备的申请。专案进口机器设备时，外购部门应准备全部文件申请核发“进口许可证”，申请函中并应请求“外经贸部”在“进口许可证”加盖“国内尚无产制”的戳记及核准章，以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。
2.5.2 进口度量衡器及管理物品时，外购部门应于申请“进口许可证”之前准备“报价单”及其他有关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。
2.6 进口签证
外购物料订购后，外购部门应即检具“请购单（外购）”及有关申请文件，以“申请外汇处理单”（需在一星期内办妥结汇时，加填“紧急外购案件联络单”）送进口单位办理签证。进口单位应依预定日期向“外经贸部”办理签证，并于“进口许可证”核准时通知外购部门。
2.7 进口保险
2.7.1 FOB、FAS、C＆F条件的进口案件，进口单位应依“请购单（外购）”外购部门指示的保险范围办理进口保险。
2.7.2 进口单位应将承保公司指定的公证行在“请购单（外购）”上标示，以便货品进口必须公证时，进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。
2.8 进口船务
2.8.1 FOB、FAS的进口案件，进口单位（船务经办人员）于接获“请购单（外购）”时，应视其“装运口岸”及“装船期限”并参照航运资料，原则上选定三家以上船公司或承揽商，以便进口货品可机动选择船只装运。
2.8.2 进口单位（船务经办人员）应将所选定的船公司或承揽商品名称，提供进口结汇经办人员，于“信用证开发申请书”列明，作为信用证条款，向发货人指示装船。
2.8.3 如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，外购部门应于“请购单（外购）”上注明，避免在信用证指定船公司而委由发货人代为安排装船。
2.9 进口结汇
进口单位应依“请购单（外购）”标示的“信用证日期”办理结汇，并于信用证（L／C）开出后通知外购部门联络供应商。
2.10 税 务
2.10.1 免货物税及“工业用证明”的申请
进口的货品可申请免货物税者，外购部门应于“进口许可证”核准后，检具必需文件，向地税局申请，经取得核准函后向海关申请免货物税。
2.10.2 专案进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门应于进口前，检具有关文件，凭以向海关申请税则预估，等核准后并办理分期缴税及保证手续。
2.11 进口许可证、信用证的修改
供应商或本公司要求修改“进口许可证”或“信用证”时，外购部门应开立“信用证、进口许可证修改申请书”经呈核后，检具修改申请文件送进口事务科办理。
2.12 装船通知及提货文件的提供
2.12.1 外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时，应立即填制“装船通知单”分别通知请购部门、物料管理部门及有关部门。
2.12.2 外购部门收到供应商的装船及提货文件时，应检具“进口许可证”及有关文件，以“装运文件处理单”先送进口单位办理提货背书。
2.12.3 提货背书办妥后，外购部门应检具“进口许可证”及提货等有关文件，以“装运文件处理单”办理报关提货。
2.13 管理进口物品放行证的申请
进口管理物品时，外购部门应于收到装运文件后，检具必需文件送政府主管机关申请“进口放行证”或“进口护照”，以便据此报关提货。
2.14 进口报关
2.14.1 关务部门收到“请购单（外购）”及报关文件时，应视买卖、保险及税率等条件填制“进口报关处理单”连同报关文件，委托报关行办理报关手续，同时开立“外购到货通知单”（含外购收料单）送物料库办理收料。
2.14.2 不结汇进口物品，进口单位应于接获到货通知时，查明品名、数量等资料，并会外购部门确认需要提货者再行办理报关提货。如系无价进口的物料、补运赔偿及退货换料等，报关时关务部门应开立“外购到货通知单（含外购收料单）”通知收货部门办理收料，而属其他物料及物品则由收件部门于联络单签收后，送处理部门处理。
2.14.3 关税缴纳前进口单位应确实核对税则、税率后申请暂借款缴纳。
2.14.4 海关估税的税率如与进口单位估列者不符时，进口单位应立即通知外购部门提供有关资料，于海关核税后 天内以书面向海关提出异议，申请复查，并申请暂借款办理押款提货。押款提货的案件，进口单位应于“进口报关追踪表”记录，以便督促销案。
2.14.5 税捐记账的进口案件，进口单位应依“请购单（外购）”，于报关时检具必需文件办理具结记账，并将记账情况记入“税捐记账额度记录表”及“税捐记账额度控制表”。
2.14.6 船边提货的进口物料，进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记账手续，以便船只抵港时，即时办理提货。
2.15 报关进度控制
关务部门应分报关、验关、估税、缴税、放行五阶段，以“进口报关追踪表”控制通关进度。
2.16 公 证
2.16.1 各公司事业部应依物料进口索赔记录及物料特性等因素，研判物料项目（如外购散装物料），通知进口单位于物料进港时，会同公证行前往公证。
2.16.2 外购物料于验关或到厂后发现短损而合于索赔条件者，进口单位应于接获报关行或物料库通知时，联络公证行办理公证。
2.16.3 进口货品办理公证时，进口单位应于公证后配合索赔经办时效，索取公证报告分送有关部门。
2.17 退 汇
2.17.1 外购部门依进口物料的装运情况，判断信用证剩余金额已无装船的可能时，应于提供报关文件时提示进口单位，并于进口物料放行及“进口许可证”收回后，开立“信用证退汇通知单”连同“进口许可证”送进口事务科办理退汇。
2.17.2退汇金额较大，但信用证未逾有效期限者，外购部门应向供应商索回信用证正本，送进口单位办理退汇。
2.18 索 赔
2.18.1 外购部门接到收货异常报告（“物料检验报告表”或“公证报告”等）时，应立即填制“索赔记录单”连同索赔资料交索赔经办部门办理。
2.18.2 以船公司或保险公司为索赔对象者，由进口单位办理索赔；以供应商为索赔对象时，由外购部门办理索赔。
2.18.3 索赔案件办妥后，“索赔记录单”应依原采购核决权限呈核后归档。
2.19 退货或退换
2.19.1外购物料须予退货或退换时，外购部门应适时通知进口单位依政府规定期限向海关申请。
2.19.2复运出口、进口的有关事务，外购部门应负责办理，其出口进口签证、船务、保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理。
2.19.3退换的物料进口时依本办法有关规则办理。
3、附 则
3.1 本制度解释权归属本公司，由 部门具体负责解释与修订。
3.2 本制度自动列入公司规章制度序列中。
3.3 本制度自总经理签字后即生效。
签发人： .
日 期： .
注：[1]“请购单(外购)”核准后。
